Personalbeschaffung extern abwickeln: Dies spielt für viele Unternehmen eine zentrale Rolle, um qualifiziertes Personal außerhalb des eigenen Unternehmens zu gewinnen und den Personalbedarf bestmöglich zu decken. Gerade angesichts des Fachkräftemangels und der dynamischen Arbeitsmärkte ist eine aktive Personalbeschaffung essenziell, um die passenden Mitarbeiter für offene Stellen zu finden und langfristig erfolgreich zu sein. In diesem Artikel zeigen wir, welche Vor- und Nachteile der externen Personalbeschaffung bestehen, welche Methoden es gibt, und wie Unternehmen durch strategische Ansätze ihre Stellenausschreibungen erfolgreich umsetzen können.
Definition und Bedeutung der externen Personalbeschaffung
Die externe Personalbeschaffung umfasst alle Maßnahmen, die Unternehmen einsetzen, um qualifizierte Mitarbeiter außerhalb des eigenen Unternehmens zu rekrutieren. Diese Art der Personalgewinnung ist besonders dann sinnvoll, wenn die benötigte Kompetenz im eigenen Unternehmen nicht vorhanden ist oder ein erhöhter Personalbedarf besteht. Die externe Personalbeschaffung unterscheidet sich von der internen Rekrutierung, bei der bereits im Unternehmen tätige Mitarbeiter für neue Positionen ausgewählt werden.
Eine erfolgreiche externe Personalbeschaffung kann dabei helfen, neue Perspektiven und Innovationen ins Unternehmen zu bringen. Zudem fördert sie die Anpassungsfähigkeit an sich verändernde Marktbedingungen, indem gezielt Fachkräfte und Experten gewonnen werden. Gerade in Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels ist es wichtig, nicht nur auf interne Talente zu setzen, sondern aktiv nach neuen Mitarbeitern zu suchen, die den Bedarf decken können.
Vorteile und Nachteile der externen Personalbeschaffung
Vorteile der externen Personalbeschaffung
- Zugang zu Spezialisten und Experten: Die externe Personalbeschaffung ermöglicht es Unternehmen, gezielt nach spezialisiertem Know-how zu suchen, das intern nicht vorhanden ist. Insbesondere für spezifische Fachbereiche wie IT, Projektmanagement oder Datenanalyse sind externe Fachkräfte oft unabdingbar.
- Neue Ideen und frische Impulse: Externe Kandidaten bringen häufig neue Perspektiven und Ideen mit, die dabei helfen, Betriebsblindheit zu vermeiden und Prozesse zu optimieren. Dies fördert die Innovationskraft und kann zur Entwicklung neuer Strategien beitragen.
- Erweiterung des Talentpools: Durch die externe Personalgewinnung vergrößert sich der Talentpool eines Unternehmens erheblich. Insbesondere in Zeiten, in denen bestimmte Qualifikationen auf dem Arbeitsmarkt gefragt sind, ist die externe Rekrutierung eine wichtige Quelle.
- Arbeitgebermarke stärken: Eine gut durchgeführte aktive Personalbeschaffung unterstützt das Employer Branding und macht das Unternehmen für qualifizierte Bewerber attraktiver.
Nachteile der externen Personalbeschaffung
- Kostenintensiv: Die externe Rekrutierung ist oft kostenintensiver als die interne Besetzung. Stellenausschreibungen, die Zusammenarbeit mit Personalvermittlungsagenturen oder die Nutzung von Jobbörsen und Printmedien können hohe Kosten verursachen.
- Zeitaufwendig: Die Suche nach geeigneten Kandidaten außerhalb des Unternehmens erfordert Zeit. Die Besetzung der Stelle ist häufig mit längeren Wartezeiten verbunden, insbesondere wenn spezielle Anforderungen gestellt werden.
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Externe Mitarbeiter benötigen eine längere Einarbeitungszeit, da sie nicht mit den internen Prozessen und der Unternehmenskultur vertraut sind. Dies erhöht den Aufwand und verzögert den Zeitpunkt, ab dem der Mitarbeiter produktiv arbeiten kann.
- Risiko der Fehlbesetzung: Da die Bewerber nicht aus den eigenen Reihen stammen, ist das Risiko einer Fehlbesetzung höher. Kandidaten können im Bewerbungsverfahren einen guten Eindruck machen, im Arbeitsalltag jedoch die Erwartungen nicht erfüllen.
Methoden der externen Personalbeschaffung
1. Stellenausschreibungen in Jobbörsen und Printmedien
Stellenausschreibungen sind eine der häufigsten Methoden der externen Personalbeschaffung. Sie können sowohl online auf Jobbörsen wie StepStone, Indeed oder Monster als auch in Printmedien veröffentlicht werden. Diese Form der aktiven Personalbeschaffung ermöglicht es, eine breite Masse an potenziellen Bewerbern zu erreichen und ist besonders für Positionen geeignet, die eine hohe Zahl an Bewerbungen erwarten lassen.
2. Active Sourcing
Beim Active Sourcing handelt es sich um eine proaktive Methode, bei der Personalverantwortliche potenzielle Kandidaten direkt ansprechen. Diese Methode wird vor allem über soziale Netzwerke wie LinkedIn und Xing genutzt. Durch die direkte Ansprache können qualifizierte Kandidaten, die möglicherweise nicht aktiv auf Jobsuche sind, für das Unternehmen gewonnen werden.
3. Passive Personalbeschaffung
Die passive Personalbeschaffung bezieht sich auf Methoden, bei denen Unternehmen auf Bewerbungen warten, anstatt aktiv nach Kandidaten zu suchen. Dies kann über Stellenausschreibungen geschehen, bei denen Interessenten die Möglichkeit haben, sich zu bewerben. Diese Methode eignet sich besonders gut für Positionen, die nicht zeitkritisch besetzt werden müssen.
4. Zusammenarbeit mit Personalvermittlungsagenturen
Personalvermittlungsagenturen bieten Unterstützung bei der externen Personalbeschaffung, insbesondere für spezialisierte und schwer zu besetzende Stellen. Diese Agenturen verfügen über einen großen Talentpool und können in kurzer Zeit geeignete Kandidaten vorstellen. Die Zusammenarbeit ist allerdings häufig kostenintensiv.
5. Jobmessen und Karriereveranstaltungen
Jobmessen und Karriereveranstaltungen bieten eine hervorragende Möglichkeit, potenzielle Mitarbeiter persönlich kennenzulernen. Besonders für kleine Unternehmen und Start-ups, die sich als attraktive Arbeitgebermarke präsentieren möchten, sind solche Veranstaltungen sehr sinnvoll. Der direkte Kontakt fördert eine bessere Einschätzung der Bewerber und erlaubt eine gezielte Ansprache.
6. Mitarbeiterempfehlungen und Initiativbewerbungen
Mitarbeiterempfehlungen sind eine effektive und kostengünstige Methode, um qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen. Bestehende Mitarbeiter schlagen geeignete Kandidaten aus ihrem Netzwerk vor, was oft zu einer hohen Passgenauigkeit führt. Auch Initiativbewerbungen sind für die externe Personalbeschaffung wichtig, da sie die Möglichkeit bieten, besonders motivierte Kandidaten für das eigene Unternehmen zu gewinnen.
Strategien zur Optimierung der externen Personalbeschaffung
Um die externe Personalbeschaffung erfolgreich zu gestalten, sollten Unternehmen einige zentrale Strategien beachten:
- Gezielte Ansprache der Zielgruppe: Eine klare Definition der Zielgruppe und eine gezielte Ansprache sind entscheidend für den Erfolg der Personalbeschaffung. Je nach Position und Anforderungen kann die Ansprache über Jobbörsen, Karriereveranstaltungen, Social Media oder andere Kanäle erfolgen.
- Effiziente Auswahlverfahren: Ein effizienter Auswahlprozess ist entscheidend, um geeignete Kandidaten zu identifizieren und schnell zu entscheiden. Lange Wartezeiten und eine unzureichende Kommunikation führen oft dazu, dass qualifizierte Bewerber abspringen. Assessment Center, strukturierte Interviews und eine transparente Kommunikation sind hilfreiche Mittel, um die besten Kandidaten auszuwählen.
- Nutzung moderner Technologien: Der Einsatz von Recruiting-Software und HR-Tools kann den Recruitingprozess optimieren. Automatisierte Prozesse unterstützen bei der Verwaltung von Bewerberdaten und ermöglichen eine schnellere Vorauswahl. Zudem kann durch Data Analytics die Effizienz der Personalbeschaffungsmaßnahmen bewertet und gezielt verbessert werden.
- Attraktives Employer Branding: Unternehmen sollten sich als attraktive Arbeitgeber positionieren, um die besten Talente für sich zu gewinnen. Employer Branding umfasst die Darstellung des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber sowohl online als auch offline. Eine klare Arbeitgebermarke trägt dazu bei, qualifizierte Fachkräfte anzuziehen und den Rekrutierungsprozess zu erleichtern.
Vor- und Nachteile: Externe vs. Interne Personalbeschaffung
Externe Personalbeschaffung
Vorteile:
- Zugang zu einem größeren Talentpool
- Frische Ideen und Perspektiven, die Betriebsblindheit vermeiden
- Mögliche Stärkung des Unternehmens durch gezielte Besetzung fehlender Kompetenzen
Nachteile:
- Kostenintensiv (Jobbörsen, Personalvermittler, Werbung in Printmedien)
- Höheres Risiko einer Fehlbesetzung
- Zeit- und kostenintensive Einarbeitung externer Kandidaten
Interne Personalbeschaffung
Vorteile:
- Kostengünstiger und schneller, da keine externen Kosten anfallen
- Förderung der Mitarbeiterbindung durch Entwicklungsmöglichkeiten
- Interne Bewerber sind bereits mit der Unternehmenskultur vertraut
Nachteile:
- Begrenzter Talentpool (nur bereits im Unternehmen tätige Mitarbeiter)
- Gefahr der Betriebsblindheit, da keine neuen Perspektiven hinzukommen
- Mögliche Spannungen im Team, wenn Mitarbeiter sich für die gleiche Position bewerben
Kosten und Effizienz der externen Personalbeschaffung
Die externen Personalbeschaffungswege sind in der Regel kostenintensiver als interne Ausschreibungen. Die Zusammenarbeit mit Personalvermittlungsagenturen, die Schaltung von Stellenanzeigen auf Jobbörsen sowie die Teilnahme an Karriereveranstaltungen und Jobmessen verursachen teilweise erhebliche Kosten. Allerdings ermöglicht die externe Personalbeschaffung den Zugang zu einem größeren Kandidatenpool, was besonders in Zeiten des Fachkräftemangels von entscheidendem Vorteil sein kann.
Unternehmen sollten deshalb sorgfältig abwägen, welche Methode der Personalbeschaffung am effizientesten ist, um den Personalbedarf zu decken. Besonders kleine Unternehmen sollten die Kosten der externen Personalbeschaffung mit dem potenziellen Nutzen abgleichen und gegebenenfalls auf schnellere und kostengünstigere Alternativen zurückgreifen.
Fazit: Externe Personalbeschaffung als wichtiger Baustein der Personalstrategie
Die externe Personalbeschaffung bietet zahlreiche Vorteile, um qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen, die das Unternehmen durch ihre Kompetenz und neue Impulse bereichern. Die externe Rekrutierung ermöglicht es, gezielt nach Experten zu suchen und so den Bedarf an spezialisiertem Wissen zu decken, das intern nicht verfügbar ist. Gleichzeitig ist die externe Personalbeschaffung jedoch oft zeit- und kostenintensiv und birgt das Risiko einer Fehlbesetzung.
Unternehmen sollten daher eine strategische Personalbeschaffung entwickeln, die sowohl interne als auch externe Rekrutierungswege berücksichtigt. Durch eine Kombination von internen Stellenausschreibungen, Mitarbeiterempfehlungen und externer Personalbeschaffung können Unternehmen die besten Talente für sich gewinnen und langfristig erfolgreich sein. Wichtig ist dabei, die Vor- und Nachteile der jeweiligen Personalgewinnung sorgfältig abzuwägen und die Methoden kontinuierlich zu optimieren.
Insgesamt gilt es, die aktive Personalbeschaffung durch gezielte Stellenausschreibungen, die Nutzung von Jobbörsen und die Teilnahme an Jobmessen sowie durch moderne Recruiting-Tools zu stärken, um im Wettbewerb um die besten Fachkräfte bestehen zu können. Eine klare Positionierung als attraktiver Arbeitgeber und eine effiziente Organisation des Recruitingprozesses sind dabei entscheidend, um die gewünschten Erfolge zu erzielen.
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