Mit einem optimierten Vergabemanagement können Unternehmen Zeit sparen, Kosten senken und Abläufe maximal transparent gestalten. Interessanterweise sehen sich viele Verantwortliche auch heute jedoch immer noch mit umständlichen Prozessen und komplizierten IT-Systemen konfrontiert. Die Folge: Sie bleiben, gerade auch in Bezug auf das Thema „Effizienz“, hinter ihren Möglichkeiten zurück.
Aber wie lässt sich das ändern? Die folgenden sechs Tipps zeigen, dass eine Optimierung des Vergabemanagements nicht zwangsläufig kompliziert sein muss.
Tipp Nr. 1: Digitale Lösungen nutzen
Die richtige Software ist dazu in der Lage, den gesamten Vergabeprozess deutlich zu vereinfachen. Ein Beispiel liefert EMMIE, eine digitale Vergabelösung, die ohne Registrierungspflicht (für Bieter) auskommt. Hier werden Angebote ganz einfach per E-Mail oder über einen sicheren Upload abgegeben. Hieraus ergibt sich ein geringer bürokratischer Aufwand – sowohl für Unternehmen als auch für Anbieter.
Besonders praktisch ist auch, dass EMMIE direkt im Browser als Web-App genutzt werden kann. Dementsprechend braucht es keine Installation oder aufwendige IT-Arbeiten, um die entsprechenden Möglichkeiten zu nutzen.
Zusätzlich stellt die automatische Dokumentation aller Vergabeschritte sicher, dass der gesamte Prozess jederzeit nachvollziehbar bleibt. Damit erfüllen Unternehmen nicht nur die rechtlichen Anforderungen, sondern minimieren auch das Risiko von Unstimmigkeiten oder Anfechtungen. Kurz gesagt: Eine intuitive, effiziente Lösung mit DSGVO-konformer Speicherung sorgt für Transparenz und Rechtssicherheit – ohne zusätzlichen Aufwand.
Tipp Nr. 2: Klare Abläufe und Verantwortlichkeiten definieren
In vielen Unternehmen stellen sich Mitarbeiter jeden Tag aufs Neue die Frage: „Wer ist hier eigentlich für was zuständig?“. Überlegungen wie diese können schnell zu Verzögerungen im Vergabeprozess führen. Umgekehrt hilft eine klare Struktur mit festgelegten Zuständigkeiten dabei, die Basis für reibungslose Abläufe zu schaffen.
Hilfreich ist es, Fristen und Genehmigungswege genau festzulegen. Ein typisches Beispiel: Wenn ein Prozessschritt von einer bestimmten Person oder Abteilung freigegeben werden muss, bietet es sich an, sofern möglich, auf automatisierte Abläufe zu setzen. Auf diese Weise lassen sich Wartezeiten reduzieren. Eine entsprechende Dokumentation vorausgesetzt, ist es jederzeit nachvollziehbar, in welchem Stadium sich eine Vergabe befindet.
Tipp Nr. 3: „Einfach“ und „sicher“ miteinander kombinieren
Vergabeverfahren sind oft komplex – und wo viele Schritte nötig sind, steigt das Risiko für Fehler. Schnell kann es passieren, dass wichtige Informationen übersehen oder an der falschen Stelle abgespeichert werden.
Gleichzeitig dürfen sensible Daten nicht in die falschen Hände geraten. Sicherheit ist also genauso entscheidend wie eine einfache Handhabung.
Hier bietet es sich an, auf eine schlanke Vergabelösung zu setzen, die so viel wie möglich, aber nicht mehr als nötig erfasst. Eine verlässliche Software stellt dann sicher, dass alle relevanten Informationen zentral und geschützt verfügbar sind und nur von den Personen, die über eine entsprechende Berechtigung verfügen, eingesehen werden können.
Tipp Nr. 4: Auch eine effiziente Kommunikation mit Bietern achten
Fehlende oder unklare Informationen in einer Ausschreibung können dazu führen, dass weniger Angebote eingehen oder Unterlagen unvollständig bleiben. Das sorgt nicht nur für Verzögerungen, sondern kann auch dazu führen, dass gute Anbieter abspringen. Eine transparente und gut organisierte Kommunikation ist daher entscheidend, um Missverständnisse von Anfang an zu vermeiden.
Digitale Vergabeplattformen mit integrierter Bieterkommunikation erleichtern den Austausch erheblich. Alle Anfragen und Antworten werden zentral dokumentiert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, welche Informationen weitergegeben wurden – und zwar von wem und wann. So bleiben alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand, und das Vergabeverfahren kann reibungslos ablaufen.
Tipp Nr. 5: Den Schulungsaufwand bei neuen Systemen reduzieren
Viele Unternehmen fürchten sich bei Neuerungen vor einem hohen Schulungsaufwand. Gleichzeitig sollen aber alle Mitarbeiter wissen, wie sie sich verhalten müssen, damit ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden kann. Tatsächlich gibt es mittlerweile aber Softwarelösungen, die sich weitestgehend intuitiv bedienen lassen und für die es keine aufwendige Schulung braucht.
Moderne Lösungen wie EMMIE setzen auf eine intuitive Bedienung. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich gestaltet, sodass sich Mitarbeiter nach einer kurzen Einarbeitung problemlos zurechtfinden. So lassen sich Vergabeprozesse effizient abwickeln, ohne dass dafür erst aufwendige Schulungen nötig sind.
Tipp Nr. 6: Eine automatische Vergabekonformität sicherstellen
Jede Vergabe muss bestimmten rechtlichen Vorgaben entsprechen. Fehlt eine lückenlose Dokumentation, kann das Verfahren anfechtbar sein oder nicht den gesetzlichen Anforderungen genügen. Ein unvollständiger Nachweis kann im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Moderne Vergabetools nehmen Unternehmen diese Aufgabe ab, indem sie alle relevanten Schritte automatisch protokollieren und die Daten revisionssicher speichern. So bleibt der gesamte Prozess jederzeit nachvollziehbar – sei es für interne Prüfungen oder externe Audits. Der große Vorteil: Unternehmen sparen sich den manuellen Dokumentationsaufwand und minimieren gleichzeitig das Risiko von Fehlern. Inwieweit das Ziel, Vergaben in Zukunft gegebenenfalls noch nachhaltiger zu machen, in Zukunft erreicht werden wird, bleibt abzuwarten.
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